Ako má vyzerať nezabudnuteľná prezentácia? Ako zaujať publikum obsahom a prejavom? O tom, ako si ju pripraviť, na čo dopredu myslieť a ako správne prezentovať, nám prezradila Jana Olexová na našom ďalšom workshope v DAVe. Objasnila nám základné princípy a štruktúru kvalitnej prezentácie. Naučila nás, ako si definovať publikum a cieľ prezentácie a ako ho dosiahnuť.

Kto je Jana Olexová?

Jana je spolumajiteľka spoločnosti TIMAN. Má vyše 20 rokov skúseností s rozvojom a vzdelávaním ľudí. Je skúsená certifikovaná lektorka pre oblasť riadenia ľudských zdrojov a manažérskych zručností. Prezentuje firmu novým klientom, robieva školenia, obchodné a odborné prezentácie. Vyvinula a zaviedla do praxe jedinečný prístup vedenia tréningov Heart to Organizations (H2O). Taktiež je dobrovoľný psychológ pre ľudí v núdzi na krízovej poradni.

Najťažšie je zabudnúť všetko, čo vieme o svojej téme

Prvým krokom, aby nebola naša prezentácia presýtená, potrebujeme zabudnúť na všetko, čo o danej téme vieme. Potom si na čistý papier zodpovedať dve otázky:

1. Čo chceme dosiahnuť prezentáciou? – Tým si určíme náš cieľ.

2. Kto je mojou cieľovou skupinou a čo chcú počuť? – Ujasníme si, aký bude mať pre nich prezentácia úžitok. Potrebujeme sa zamyslieť nad tým, čo ich baví, aké otázky sa budú pýtať a čo od prezentácie očakávajú.

Určiť si cieľ a úžitok zaberá najviac času. Napríklad Jankina príprava na konferenciu trvá 14 dní, z toho až 10 rieši cieľ a úžitok: komunikuje s ľuďmi o svojej téme; pýta sa ich, čo ich zaujíma a čo sa im páči. Prostredníctvom ukážky z filmu Riziko nám ukázala prezentáciu, ktorá mala zreteľne daný cieľ a úžitok.

Metóda BIKER „B“

Prezentáciu robíme až vtedy, keď máme presne stanovený a spísaný cieľ a úžitok. Mali by sme sa vyhnúť plnovýznamovým vetám, ktoré si vie účastník sám prečítať. Môžeme v nej mať body, ktoré nám pomôžu zachovať štruktúru. Pri prezentovaní niečoho, čo nevieme vyjadriť slovami, použijeme obrázky alebo videá. Pokiaľ chceme, aby štruktúra našej prezentácie bola správna, môžeme si pomôcť metódou BIKER „B“.

B – Bang! (Tresk!)

Začať môžeme buď úvodom, alebo niečím, čím si získame pozornosť publika. Bangom donútime účastníkov rozmýšľať a sprítomnime ich. Napríklad Janka sa nás pýtala aké fóbie poznáme. Tým s nami nadviazala kontakt a získala čas na predýchanie. Pokiaľ sa stane, že položíme účastníkom otázku a oni nereagujú, pokračujeme ďalej v prezentovaní. Okrem otázky môžeme použiť štatistický údaj, príbeh zo života, rečnícku otázku, citát, obrázok, hádanku, praktickú ukážku, vizualizáciu („Predstavte si, že…“) alebo humor, ale nie vtip.

I – Introduction (úvod)

V úvode privítame publiku a povieme im, kto sme. Predstavíme im svoju pozíciu a prečo práve my prezentujeme. Povieme im, čo z toho budú mať a čo majú očakávať. Predstavíme im agendu a časový harmonogram, kľúčové body programu a náš cieľ. Častou chybou je predstavovať spoločnosť. Najmä, keď chceme prezentáciou niekoho alebo niečo získať – nového člena, zamestnanca, podporu alebo financie. Dôležité je byť priamy a presne definovať, čo je naším cieľom. A aby sme ten cieľ dosiahli, potrebujeme účastníkom zodpovedať ich otázky, naplniť ich očakávania – to je obsahom prezentácie. Počas prezentácie sa účastníkom prihovárame a preto musíme používať „vy“ („ty“) jazyk. To znamená, že nehovoríme v tretej osobe: „naša organizácia usporadúva, študentský parlament ponúka,…“ Buď hovoríme o sebe: „ja som dokázal“; alebo o účastníkovi: „ty môžeš získať,…“

I – Key points (kľúčové body)

Ideálne je rozprávať v troch bodoch – aby sa ľudia nestratili. Napríklad im predstavíme, čo robíme, čo potrebujeme a ako nám to môžu oni poskytnúť. A tie body rozvinieme na ďalšie tri body (napr. bod „čo robíme“ – čo robíme pre mladých; čo robíme pre iných občanov; čo robíme pre….) Štruktúra prezentácie závisí od toho, na čo je určená. Pri prezentovaní projektu postupujeme v chronologickom poradí. Pri iných prezentáciách ideme od všeobecného k špecifickému. Pri predstavovaní nového projektu začneme tým, čo sme už robili predtým – postupujeme od známeho k neznámemu. Tým ukážeme, že teraz robíme niečo iné. Ak očakávame odpor skupiny, začneme niečím, čo je akceptované a potom prejdeme ku kontroverznému. V špecifických prípadoch využívame príčinu a následok alebo problém a riešenie.

E – Example (príklad)

K spomínaným kľúčovým bodom je potrebné uviesť aspoň jeden príklad. Keďže náš mozog funguje v obrazoch, ľudia nerozumejú číslam, ale ich mentálnej prezentácii. Napríklad vo filmovej ukážke maklér zobrazil milión dolárov prostredníctvom kľúčov od svojho Ferrari, hovoril o svojej vile a hotovosti. Pre každého človeka predstavujú peniaze inú hodnotu. Na porozumenie využívame obrázky, príklady, analógie alebo ukážky. Najsilnejším argumentom je vlastný alebo sprostredkovaný príbeh alebo skúsenosť. Je to dokonca silnejšie ako fakt.

R – Recap (rekapituluj)

Náš záver, z toho, čo sme povedali, by sme mali zhrnúť maximálne do pätnástich slov. Jasne povedať účastníkovi prezentácie, čo má urobiť, keď opustí priestor: „Hlasujte za nás… Prihláste sa…“

„B“ – Bang! (Tresk!)

Môže sa stať, že nestihneme odprezentovať všetko, čo sme chceli. Ale pokiaľ sa na konci vrátime k začiatku, poslucháč bude mať dojem, že bolo povedané všetko. Záverečný bang by mal nadväzovať na úvodný.

Nádych, výdych… už stojíme pred publikom

Máme stanovený jasný cieľ, úžitok a perfektne spracovanú štruktúru. Ale ako to odprezentovať? Na začiatku by sme sa mali nadýchnuť a vydýchnuť, aby nám dych „nezavadzal“ a aby sme sa uvoľnili. S dychom je potrebné pracovať počas celej prezentácie a robiť krátke pauzy. Ticho nám pomôže nepoužívať výplnkové slová. Sú to nadbytočné zvuky, slová a frázy, ako napríklad „ehm“, „hmm“, „um“, „akože“, „proste“. Zároveň dávame účastníkom priestor na zapamätanie kľúčovej informácie. Postačia tri sekundy. Napríklad v závere: „Kontaktujte nás tam a tam… (3 sekundy ticho)… Máte nejaké otázky?“ Ticho vieme zaplniť tým, že sa napijeme alebo pozrieme do papierov.

Čo s nohami?

Správnym držaním tela vyžarujeme sebavedomie. Najstabilnejšia pozícia je taká, pri ktorej máme nohy rovnako pevne na zemi, držať hornú časť tela vzpriamene, zdvihnúť hrudník, uvoľniť ramená a natiahnuť krk. V žiadnom prípade nohy neprekrižujeme. Funkčné je aj stiahnuť zadok, aby sa stres a napätie z hrude a žalúdka presunul dozadu – predná časť tela sa uvoľní.

Počas prezentácie sa môžeme „prechádzať“, ale prirodzene – žiadne tanečné formácie opakujúce sa kroky. Prezentujúci by nemal chodiť poza publikom. Jediná výnimka môže byť vtedy, keď je účastník nezdvorilý, skáče do reči a rozbíja prezentáciu. Postojom ho zneistíme, ale vo všeobecnosti je to nefér a neslušné.

Čo s rukami?

Ruky nám pomáhajú pri prezentácii, preto im musíme dať slobodu, aby gestikulovali. Často nám pomáhajú vtedy, keď nevieme nájsť tie správne slová. Ich pohyb by nemal presahovať oblasť trupu. To znamená, že by sme ich nemali držať smerom nadol a ani rozhadzovať rukami. Jednou z možností je aj vziať si niečo do rúk. Môže to byť aj malý kúsok papiera, ale nie väčší ako A6 – aby nevytváral bariéru medzi prezentujúcim a publikom. Neslušné gesto je aj ťukanie (prípadne pozeranie sa) na hodinky na ruke – ideálne ich mať niekde pred sebou na stene.

Očný kontakt

Pozerať sa ľuďom do očí je znakom sily. Na začiatku môžete nadviazať očný kontakt s tzv. sympaťákmi, ktorí sa usmievajú, prikyvujú a neverbálne povzbudzujú. Keď z nás opadne stres a zvykneme si, môžeme pozerať na všetkých – aj na tých, ktorí neprejavujú žiadnu interakciu. Keď vám očný kontakt robí veľký problém, pozerajte sa buď medzi ľudí, alebo na ich čelá.

Zaujímavosť na záver

V úvode workshopu sme sa dozvedeli, že strachom z verejného vystúpenia (glossofóbiou) trpí 74% ľudí. Pri glossofóbii cítime určité napätie, trému, ale aj napriek tomu sme schopní vystupovať pred ľuďmi. Avšak existuje 5% ľudí, ktorí to nedokážu. Riešením je vystavovať sa tomu, čoho sa bojíme a čeliť strachu.

Naše otázky, príklady bangov a ukážku z filmu si pozrite na YouTube: Študentský parlament mesta Senica. Janke ďakujeme a tešíme sa na ďalšie plnohodnotné workshopy s inšpiratívnymi hosťami.

Projekt je financovaný z Fondu malých projektov programu Interreg V-A Slovenská republika – Česká republika a mesto Senica ho realizuje s cezhraničným partnerom Gymnázium Velké Pavlovice.